Fachkongresse, Messen und Tagungen fanden und finden im Jahr 2020 mehr und mehr digital statt. Dass es auch anders geht, zeigt das Westin Grand Hotel in München, das Mitte Oktober einen zweitägigen medizinischen Fachkongress für circa 400 Teilnehmer veranstaltete. Die Tagung fand für alle Teilnehmer ausschließlich live und vor Ort statt – mit eigens erarbeitetem Hygienekonzept und unter Berücksichtigung der geltenden Corona-Sicherheitsmaßnahmen. Sowohl Veranstalter als auch die ungefähr 400 Teilnehmer lobten die Veranstaltung als vollen Erfolg.
Seit 15 Jahren findet im Westin Grand Hotel München jedes Jahr ein medizinischer Fachkongress mit Teilnehmern aus ganz Bayern statt. In diesem Jahr standen die Veranstalter vor besonderen Herausforderungen: Die Tagung musste so geplant werden, dass alle aktuellen Hygienevorschriften, Kontaktbeschränkungen und Abstandsregeln eingehalten wurden – und die Besucher trotzdem interaktiv an der Tagung teilnehmen konnten.
Für das Westin München, dessen Hotelmanagerin sich zu Beginn der Corona-Pandemie als DEKRA-zertifizierte Hygienebeauftrage ausbilden ließ, eine spannende Herausforderung, die das Hotel mit einem eigenen Hygienekonzept und detailgenauer Planung meisterte.
Das zur Marriott-Gruppe gehörende Westin Grand Hotel München am Arabellapark hat als Tagungshotel einen entscheidenden Vorteil: Das Hotel verfügt über 35 Veranstaltungsräume teilbar in drei separate Bereiche auf drei verschiedenen Etagen, die jeweils eigene Ein- und Ausgänge haben. Dem Hotel stehen außerdem die Veranstaltungs-Kapazitäten des direkt gegenüber gelegenen Schwesterhotels Sheraton München zur Verfügung. In beiden Hotels zusammen können Veranstaltungen für (in nicht-Pandemie-Zeiten) bis zu 1.250 Gäste auf über 5.000m² durchgeführt werden. Diese Gegebenheiten ermöglichten die Durchführung des medizinischen Fachkongresses unter Einhaltung aller Abstands- und Hygieneregeln. Dazu wurde die Teilnehmerzahl auf maximal 200 pro Veranstaltungsraum begrenzt.
Gemeinsam mit dem Veranstalter des Kongresses und einer Eventagentur arbeitete das Westin Hotel ein auf die Veranstaltung zugeschnittenes Hygienekonzept aus, das mehr und ausführlichere Maßnahmen enthielt, als gesetzlich vorgeschrieben waren. Unterstützung erhielten sie dabei vom KVR München sowie vom Bayerischen Gesundheitsministerium. Die Tagungsräume im Hotel, die alle über Fenster und ausreichende Frischluftzufuhr verfügen, wurden zusätzlich mit HEPA-Filtern und Luftbefeuchtern ausgestattet.
Das Hygienekonzept sah vor, die insgesamt 550 angemeldeten Teilnehmer in vier Gruppen aufzuteilen, die sich im Laufe der Veranstaltung nicht begegneten und deren Wege sich im Gebäude nicht kreuzten. Drei Gruppen wurden auf die drei separaten Veranstaltungsräume im Westin aufgeteilt, die vierte Gruppe nahm vom Sheraton aus an der Veranstaltung teil. Bereits bei der Ankunft auf dem Parkplatz gab es für jede Gruppe einen zugewiesenen Bereich und eigene, direkt von dort erreichbare Eingänge ins Hotel und zu den Veranstaltungsräumen.
Beim Check-In (ebenfalls für jede Gruppe räumlich separat) wurde jedem Teilnehmer eine Sitzplatznummer zugewiesen, die er sowohl für die Vorträge als auch für das Mittagessen hatte. Durch diese Sitzplatzzuweisung wurde sichergestellt, dass Teilnehmer immer den gleichen Sitznachbarn hatten und die Kontakte der Teilnehmer untereinander soweit wie möglich reduziert wurden. Jede der vier Gruppen hatte außerdem ein eigenes Service-Team, das das Mittagessen servierte. Die einzelnen Teams begegneten sich aufgrund getrennter Laufwege auch im Back of House nicht.
Auch beim Essen wurde darauf geachtet, die Kontakte soweit wie möglich zu reduzieren: Beim Eintreffen der Gäste im Restaurant stand die Vorspeise bereits auf den Tischen, nur der Hauptgang wurde vom Servicepersonal serviert, das Dessert gab es anschließend to go. Die sonst üblichen Buffets während der Kaffeepausen wurden durch Kaffee und Snacks „in a bag“ ersetzt, die auf dem Sitzplatz bereitgestellt waren, um auch hier Kontakte zu reduzieren. Alle Speisen wurden unter Einhaltung strengster Hygienevorschriften zubereitet und serviert.
Das Hygienekonzept umfasste außerdem Regelungen wie die Pflicht zum Tragen eines Mund-Nase-Schutzes, festgelegte Laufwege, Abstandregeln, regelmäßige Desinfektion häufig genutzter Oberflächen und die Bereitstellung von Handdesinfektionsgel.
Inhaltlich setzt sich der Kongress traditionell aus Vorträgen, Panels, Workshops und einer Industrieausstellung zusammen. Alle Workshops, Panels und Vorträge wurden in diesem Jahr per Video in alle Veranstaltungsräume übertragen, Fragen konnten über eine Chatfunktion gestellt werden. Die Industrieausstellung, bei der die haptische Präsentation der Produkte sehr wichtig ist, wurde auf verschiedene Bereiche und Etagen aufgeteilt, sodass die Teilnehmer einen Teil der Ausstellung vor Ort betrachten und testen konnten.
Sowohl die Teilnehmer als auch der Veranstalter und das Westin Hotel bewerteten den Kongress als vollen Erfolg. Die Teilnehmer nahmen die zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen als sehr positiv wahr und fühlten sich dadurch nicht eingeschränkt sondern während der gesamten Veranstaltung sicher. Dem Veranstalter und dem Westin Hotel, die in partnerschaftlicher Zusammenarbeit einen erheblichen Mehraufwand in der Organisation auf sich nahmen, um den Kongress so erfolgreich umsetzen zu können, gelang es, in München auch in Pandemie-Zeiten eine erfolgreiche Live-Veranstaltung auf die Beine zu stellen.
