Interplan

Digitale Events – ein Best Case

2020 war zweifelslos ein forderndes Jahr im Kongressbereich. Die Münchner Kongressagentur Interplan Congress Meeting & Event Management AG nahm die Herausforderung an und machte aus Zukunftsmusik, Tagesgeschäft.

Im Frühjahr 2020 wurde für die Eventbranche buchstäblich der Schalter umgelegt. Die Corona-Pandemie hatte dabei nicht nur Auswirkungen auf das persönliche Zusammenarbeiten, sondern verlangte darüber hinaus nach einer fundamentalen Neu-Kreation von Veranstaltungen im digitalen Raum.

Zu Beginn war es Interplan besonders wichtig, eine wirkungsvolle Basis für effizientes dezentrales Arbeiten zu schaffen, bei dem Teamwork trotz physischer Distanz fortgesetzt werden konnte. Eine intensive Marktrecherche und Auseinandersetzung mit technischen Lösungen und Anbietern, die die „neuen“ Bedürfnisse der Kunden abbildeten, folgte. Zeitgleich baute Interplan sein Netzwerk aus und kann heute auf 22 erfolgreiche digitale Kongresse unterschiedlichster Art zurückblicken.

 

Die FOBI 2020 digital

Die Fortbildungswoche für praktische Dermatologie und Venerologie findet seit 2010 alle zwei Jahre in München statt und wird seitdem auch von Interplan organisiert. Auch 2020 sollte die Veranstaltung wieder stattfinden, konnte aber aufgrund der politischen Bestimmungen nicht wie gewohnt durchgeführt werden. Interplan erstellte mehrere Budgetszenarien, prüfte eventuelle Stornogebühren, erstellte unterschiedliche Konzepte und sprach mit möglichen Dienstleistern, um schließlich im Juli 2020 die erste digitale Fortbildungswoche und ein vollkommen neues Kongresserlebnis stattfinden zu lassen.  

Mit über 2.500 TeilnehmerInnen, insgesamt 467 Vorträgen, 105 Sitzungen mit bis zu 14 Strängen parallel, 11 Plenarsitzungen, 44 Kursen und Workshops sowie 43 Industriesitzungen war die Veranstaltung die größte, die in München bis heute stattgefunden hat. Der Kongress wurde live aus dem Studio im Klinikum München übertragen.

Die 220 Referierenden hatten im Vorfeld die Möglichkeit, ihre Vorträge aufzuzeichnen oder auch live zu halten. Diese wurden gemäß dem Programm ausgestrahlt und im Nachgang „on demand“ sechs Monate für alle TeilnehmerInnen zugänglich gemacht. Die Industrie war durch verschiedene Industriesitzungen im Programm und zusätzlich in vier Ausstellungshallen mit 43 virtuellen Ständen mit verschiedenen Interaktionsmöglichkeiten vertreten.

1.054 BesucherInnen besuchten gleichzeitig eine Plenarsitzung sowie 2.071 BesucherInnen parallele Sitzungen. Zudem wurden über 5.000 BesucherInnen in der Industrieausstellung mit bis zu 1.000 Personen an einem Stand virtuell begrüßt.

Video: FOBI 2020

Fazit von Interplan

Die kurzfristige Umwandlung eines Live-Kongresses in ein Online-Format war sehr aufwendig und die Auswahl und Zusammenarbeit mit den passenden Dienstleistern hatte starken Einfluss auf die gute Qualität der Veranstaltung. Fokus der Veranstaltung lag auf den wissenschaftlichen Inhalten. Trotz des reibungslosen Ablaufs und der Möglichkeit Veranstaltungsformate zukünftig noch flexibler und für mehrere TeilnehmerInnen zugänglich zu machen, waren sich alle TeilnehmerInnen einig, dass auf die zwischenmenschliche Komponente bei Events auf Dauer nicht verzichtet werden kann.

Somit soll die nächste FOBI, 2022 wieder live stattfinden, um den direkten Austausch mit KollegInnen und IndustrieverteterInnen wieder zu ermöglichen. Um ein noch größeres Publikum ansprechen zu können wird momentan über ein hybrides Veranstaltungsformat nachgedacht. Denkbar wäre es einen Live-Kongress mit regulierter Teilnehmeranzahl zu veranstalten und ausgewählte Vorträge über eine Online-Plattform zu übertragen. Virtuelle Räume könnten zusätzliche Präsenzmöglichkeiten bieten - eine „On Demand e-Learning Plattform“ kann zusätzlich die Möglichkeit geben, weiterführende Webinare mit den Kongressinhalten anzubieten.

Über Interplan:
Interplan organsiert seit 1969 nationale und internationale Veranstaltungen mit den Schwerpunkten Medizin und Wissenschaft. Mit über 120 MitarbeiterInnen in München, Berlin, Hamburg und Leipzig ist Interplan heute eine der führenden Kongressagenturen in Europa sowie im deutschsprachigen Raum.

Infos unter: www.interplan.de

 

Februar 2021

 

Foto: Jörg Lutz; Video: Interplan

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